03 May 2008

Information Management for the Intelligent Organization #1

กำลังอ่านหนังสือ Information Management for the Intelligent Organization ของ Chun Wei Choo อยู่ เป็นแนวๆ literature review ของสาย IM ในองค์กร

หนังสือพวก literature review (เหมือนกับ Strategic Safari ที่เคยเขียนถึงไปแล้ว) นี้สนุกดี เพราะว่าผู้เขียนเปรียบเทียบผลงานวิจัยหรือชุดความคิดของสำนักต่างๆ ที่มองประเด็นเดียวกันในมุมมองที่ต่างไป แต่ข้อเสียคือความรู้มันอัดแน่น ไม่ค่อยมีน้ำ อ่านแล้วสมาธิต้องดีห้ามหลุด

บทแรกชื่อ Intelligent Organization

ความสัมพันธ์ระหว่าง organization กับ environment

ถ้าเอาตามวิชาวิทยาศาสตร์สมัยประถม organization ก็คือ system ที่เราสนใจ ส่วน environment คือสิ่งแวดล้อมภายนอก ทีนี้เราสามารถมองความสัมพันธ์ของ organization กับ environment จากมุมของ organization ได้ 3 แบบ (ตามตำราพวก organization theory)
  1. มองว่า environment เป็น "Source of Information"
    สำนักนี้มองว่า เหตุการณ์ต่างๆ ใน env. นั้นจะเป็น "สัญญาณ" ส่งเข้าไปยังองค์กร องค์กรจะใช้สัญญาณเหล่านี้ไปเปลี่ยนเงื่อนไขต่างๆ ที่อยู่ภายใน ผู้รับผิดชอบการแปลสัญญาณก็คือ ผู้จัดการ (manager) เมื่อองค์กรตัดสินใจอะไรสักอย่างจากสัญญาณนั้นแล้ว ผลลัพธ์ก็จะถือว่าเป็นสัญญาณใหม่ที่ส่งเข้าองค์กรต่อไป (เป็น feedback loop ถ้าเอาตามตำราพวกภาคไฟ)
  2. มองว่า environment เป็น "Source of Resources"
    สำนักนี้จะถือว่าองค์กรต้องบริโภคทรัพยากร (resources) จากภายนอกเพื่อผลิตผลลัพธ์ และให้ความสำคัญกับการควบคุม resource เหล่านั้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าเป็น resource ที่หายาก และสำคัญในทางยุทธศาสตร์ องค์กรจะต้องจัดการกับภาวะพึ่งพา (dependence) ทรัพยากรให้เหมาะสม เช่น ถ้าพึ่งพิงชาวบ้านมากไป อาจโดนตัดน้ำเลี้ยงแล้วตายเลยได้
  3. มองว่า environment เป็น "Source of Variation"
    สำนักนี้มองว่าการเปลี่ยนแปลงขององค์กรจะเกิดจากภายนอก และจะมององค์กรในรูปของวัฎจักรชีวิต โดยจะมี 3 ขั้นตอน คือ "variation" (ขั้นแรก - ช่วงเริ่มก่อตั้งองค์กรหรือเปลี่ยนเจ้าของ) "selection" (ขั้นสอง - ช่วงองค์กรเติบโต ไม่ว่าจะดีขึ้นหรือแย่ลง) "retention" (ขั้นสุดท้าย - ช่วงที่องค์กรโตเต็มที่ เริ่มอุ้ยอ้าย และต้องมีการเปลี่ยนแปลงสำคัญเพื่อกลับสู่ขั้น variation อีกครั้ง)
หนังสือเล่มนี้จะมองในแง่ information ตามชื่อหนังสือ

Organization Information Processing

ประเด็นถัดไปคือ จะมองว่าองค์กรนั้นจัดการกับ information (ซึ่งไหลเข้ามาจากภายนอกหรือ environment) อย่างไร (How?) ซึ่งไอเดียหลักคือ มองว่าองค์กรเป็น Information Processing Systems องค์กรมีหน้าที่ประมวลผล (process - สร้าง, หา, จัดเก็บ, แปลความหมาย ฯลฯ) สารสนเทศ แบ่งเป็นสองสำนักย่อย
  • สำนักย่อยแรก: มองว่าประมวลผลข้อมูลเพื่อประกอบการตัดสินใจ (Decision-Making System) ข้อมูลจะถูกประมวลผลเพื่อกำจัดความไม่แน่นอน (uncertainty) องค์กรจะตั้งเป้าหมาย (goal) ของตัวเองก่อน จากนั้นจะหาทางเลือกที่เป็นไปได้ แล้วค่อยตัดสินใจเลือกทางเลือกสักอัน (action) ที่น่าจะไปให้ถึงเป้าหมายนั้น
  • สำนักย่อยสอง: มองว่าองค์กรเป็นระบบทางสังคม (social system) หน้าที่ของคนในองค์กรคือแชร์การตีความข้อมูลระหว่างกัน ข้อมูลจะถูกประมวลผลเพื่อกำจัดความคลุมเครือ (equivocality) ต่างจากสำนักย่อยแรกตรงที่จะดำเนินการ (action) ก่อน แล้วค่อยมาว่าเรื่องเป้าหมาย (goal) ทีหลัง
มาดูรายละเอียดของแต่ละสำนักย่อย

Decision-Making System
  • องค์กรจะมีอิทธิพลต่อคนในองค์กร ในแง่การควบคุมเหตุผลหรือหลักฐานประกอบการตัดสินใจ (control the decision premises) มากกว่าการควบคุมการตัดสินใจจริงๆ (decision)
  • อย่างไรก็ตาม สมองของคนมีข้อจำกัดในการรับข้อมูลเพื่อตัดสินใจ การตัดสินใจภายในองค์กรจึงต้องมีกระบวนการ simplification ข้อมูลก่อน
  • อ้าง Theory of search and Theory of choice คือคนตัดสินใจนั้นไม่เห็นปัญหาที่แจ่มชัด (และโซลูชัน) ต้องมีกระบวนการค้นหาปัญหา ค้นหาโซลูชัน และหาวิธีประเมินผลโซลูชันที่หาเจอก่อน
  • เมื่อเกิดปัญหา การค้นหาโซลูชันมีแนวโน้มที่จะพัฒนาขึ้นจากโซลูชันเก่าที่เคยใช้ได้ผล (ถือเป็น bias ของการค้นหา)
Interpretation System
  • มองเชิงสังคมมากกว่าสำนักแรก สมาชิกทุกคนในองค์กรมีบทบาทต่อการแปลข้อมูล
  • ความสัมพันธ์ระหว่างแต่ละคนในองค์กร เป็นแบบหลวมๆ
  • เป้าหมายของการประมวลผลข้อมูล ไม่ใช่การตัดสินใจ (decision making) หรือแก้ปัญหา (problem solving) แต่เป็นการลดความคลุมเครือ (equivocality) ของข้อมูลของสภาพแวดล้อมภายนอกองค์กร
  • ผู้จัดการในฐานะผู้ประมวลผลข้อมูล (information processor) จะรับข้อมูลจากสภาพแวดล้อม และสร้างหรือกำหนดขอบเขตสภาพแวดล้อมใหม่ที่ตัวเองจะเข้าร่วม (select portions of environment) โดยอิงจากประสบการณ์เดิมของตัวเอง
สรุป

ทั้งสองสำนักถือเป็น complement ซึ่งกันและกัน โดย decision-making จะเหมาะกับปัญหาที่รู้ขอบเขตอย่างชัดเจน (clearly identified problems) ส่วน interpretation ใช้กับกรณีที่ข้อมูลคลุมเครือกว่า

ข้อสรุปอีกอันคือ decision-making จะใช้กับโหมด surveillance มากกว่าโหมด problem-solving

(ต่อตอนหน้า - แค่ไม่ถึงสิบหน้าแรกก็หมดแรงแล้ว จะอ่านจบไหมหว่า)

No comments: