29 May 2008

Information Ecology

Information Ecology เป็นหนังสือปี 1997 ของอีกหนึ่งปรมาจารย์ในวงการ Information Management คือ Thomas Davenport

Davenport เสนอโมเดลในการจัดการสารสนเทศแบบใหม่ (ในยุคนั้น) คือให้เลิกมอง Information Management ที่จำกัดในโดเมนของเทคโนโลยีและเรื่องเทคนิค มาเป็นการมองให้ครอบคลุมถึงผู้ใช้ และพฤติกรรมการใช้งานของคนด้วย (ซึ่งตรงกับหลักการบริหารสมัยใหม่ ตามที่เขียนไปใน Strategy Safari) Davenport ได้ใช้โมเดลของระบบนิเวศน์ (ecology) มาเป็น metaphor และหลักของเค้าก็มีชื่อตามหนังสือคือ Information Ecology

พยายามจะช็อตโน้ตคร่าวๆ แต่วิธีอ่านหนังสือของผมมันกระโดด (แถมอ่านไม่เคยจบสักเล่ม) คนอ่านควรทำใจเล็กน้อย ตัวสีเขียวเป็น remark ของผมเอง

Data-Information-Knowledge

Davenport เริ่มตามธรรมเนียมของวงการ IM คือพูดถึงชนิดของข้อมูลหรือสารสนเทศ
  • Data - ใช้คำอธิบายว่า simple observations of states of the world
  • Information - Data endowed with relevance and purpose
  • Knowledge - Valuable information from human mind. Includes reflection, synthesis, context
Data จะมีลักษณะเด่นคือ จัดการโครงสร้างได้ง่าย, จัดเก็บด้วยเครื่อง (machine) ได้ง่าย, แยกแยะได้ง่าย (quantified) และเคลื่อนย้าย (transfer) ได้ง่าย ส่วน Knowledge ก็อยู่อีกสุดปลาย คือ จัดโครงสร้างยาก เก็บลงเครื่องยาก มีลักษณะเป็น tacit และเคลื่อนย้ายได้ยาก

อ่านมาถึงตรงนี้ ผมเลยคิดว่า ถ้าเราเอาใช้โมเดลนี้อธิบายเรื่อง IM/KM โปรเซสหลักจะมีสองส่วน คือ
  1. หาวิธีแปลง Knowledge มาเป็น Data (เพื่อให้เคลื่อนย้ายได้ง่าย) อย่างมีประสิทธิภาพ (รวมถึงการแปลงกลับด้วย)​ -- เป็น vertical transfer
  2. หาวิธีเคลื่อนย้ายถ่ายโอน Data ให้มีประสิทธิภาพ -- เป็น horizontal transer
ผมเคยเขียนแนวคิดคล้ายๆ กันไว้แล้วในบล็อก Practical Knowledge Management ไว้มีโอกาสจะมาขยายความต่อ

กลับมาที่ Davenport โมเดลที่เขาเสนอนั้นจะอยู่ในบทที่ 3 ซึ่งเป็นบทที่สำคัญที่สุด (เพราะบทต่อๆ ไปจะไม่มีอะไรมากกว่าการลงรายละเอียดของแต่ละส่วน)​ เขาเริ่มจากว่า ถ้าเราจะเอาหลักนิเวศน์มาจับ เราต้องนำเอา attribute ของระบบนิเวศน์ (ของจริง) มาประยุกต์ใช้ด้วย ซึ่งมี 4 ข้อ

1. Integration of Diverse Types of Information

สนใจความหลากหลายในระบบนิเวศน์ เหมือนกับเวลาเรียน สปช. เรื่องบึงน้ำ ก็จะมีเขียด กบ ลูกอ๊อด ปลา งู ปลาไหล ฯลฯ สำหรับระบบนิเวศน์ของ information เราก็มีข้อมูลนานาชนิดเช่นกัน ได้แก่ ข้อความ เสียง วิดีโอ ซุบซิบ ข่าวลือ ทั้งที่เป็นคอมพิวเตอร์และไม่ได้เป็น

การ integrate สารสนเทศเหล่านี้เข้าด้วยกัน จึงต้องคำนึงถึงข้อมูลทุกชนิดที่เป็นไปได้

ข้อสังเกตอันหนึ่งคือ ในความเป็นจริงแล้ว information system แต่ละแห่งมีความสัมพันธ์ระหว่างกันน้อยมาก (เช่น ห้องสมุด กับ ฐานข้อมูลระเบียน) จึงต้องมีตัวกลาง (ในที่นี้คือผู้จัดการระดับกลาง) ที่มาเป็นตัวเชื่อมระหว่างระบบสารสนเทศต่างๆ ในองค์กร

2. Recognition of Evolutionary Change

อันนี้สอดคล้องกับการจัดการแบบใหม่เช่นกัน คือมองทุกอย่างเป็นพลวัต (dynamic) และมีการเปลี่ยนแปลงแบบค่อยเป็นค่อยไป (incremental/evolutionary) แต่เปลี่ยนอยู่เสมอ ตัวอย่างที่เค้ายกมาคือระบบไอทีในองค์กร ซึ่งกว่าจะได้ implement จริง สเปกคอมก็ล้าสมัยเสียแล้ว

บางหน่วยงานจึงนำเทคนิคหลายอย่างเข้ามาจัดการ เช่น Rapid Application Development

คิดว่านำเรื่อง Change Management/Risk Management เข้ามาจับได้เช่นกัน

3. Emphasis on Observation and Description

คนเขียนอ้าง Darwin ว่าใช้วิธี observe หรือสังเกตความเป็นไปของสิ่งที่เกิดขึ้นในธรรมชาติ ในระบบสารสนเทศที่มีความซับซ้อนก็คล้ายกัน คือเราไม่มีทางรับรู้ถึงสิ่งที่เกิดขึ้นอยู่จริงในระบบ จากการสัมภาษณ์หรือสอบถามคนเพียงผิวเผิน (ซึ่งเรามักจะทำกัน) Davenport เสนอให้เราอยู่กับความเป็นจริงมากขึ้น โดยสังเกตความเป็นไปอย่างลึกซึ้ง (แค่ไหน? - กว่าเดิม) ลดการวางแผนล่วงหน้าไกลๆ ลง และสนใจเรื่องการอธิบาย (description) ของสิ่งที่กำลังเกิดอยู่แทนจะดีกว่า

ประโยคปิดท้ายคือ ในเมื่อเรารู้อะไรน้อยมากเกี่ยวกับวิธีที่สารสนเทศถูกใช้ในองค์กร ทำไมเราไม่เริ่มต้นด้วยการสังเกตสปีชีย์ในระบบ ซึ่งก็คือ information users ให้มากขึ้นแทน

4. Focus on People and Information Behavior

เดิมทีนั้น วงการ IM จะสนใจการสร้าง (production) และการกระจายตัว (distribution) ของสารสนเทศ แต่ไม่สนใจกระบวนการหลังจากนั้น ซึ่งประกอบด้วยการค้นหา (seek), แชร์, จัดระเบียบ (structure), และนำไปใช้งาน (make sense of) รวมถึงสิ่งที่ตามมาหลังจากนั้น (และเป็นนามธรรมกว่า) คือวัฒนธรรมและมุมมองต่อ information ที่เกิดขึ้นในองค์กร

สรุปสั้นๆ ว่า ให้สนใจ Information Behavior ด้วย

A Model for Information Ecology

สรุปว่าด้วยเหตุผลข้างต้น Davenport จึงเสนอโมเดลของ Information Ecology เป็นแผนภาพได้ดังนี้
จริงๆ มันมีรายละเอียดมากกว่านี้อีกหน่อย (เช่น ในวง Information Environment จะมีส่วนประกอบย่อยๆ อีก 6 อย่าง และในสองวงใหญ่ก็จะมี aspect อีกฝั่งละ 3 อย่าง แต่เนื่องจากขี้เกียจวาด (และหาในเว็บไม่เจอ) ก็เอาคร่าวๆ แค่นี้พอ

รายละเอียดของโมเดลนี้ เอาไว้ลงลึกกันตอนหน้า เมื่อว่ากันเป็นรายบท

ไอเดียที่เกิดขึ้นระหว่างอ่านข้อเสนอของ Davenport คือ ถ้ามองสารสนเทศเป็นระบบนิเวศน์ ปัจจุบันเรามีระบบสารสนเทศขนาดใหญ่อย่างอินเทอร์เน็ต ที่มีลักษณะเป็นระบบนิเวศน์ขนาดใหญ่มากๆ อยู่แล้ว เราสามารถนำ best practice ที่เกิดขึ้นในอินเทอร์เน็ต ไปใช้กับระบบสารสนเทศในองค์กร (ในฐานะที่เป็นระบบนิเวศน์ที่มีขนาดย่อมลงมา) ได้สักแค่ไหน และอย่างไร มีปัญหาเรื่อง size does matter หรือไม่?

No comments: