12 January 2007

Paperless Document

ความพยายามในการทำ paperless document มีมานาน และก็ไม่สำเร็จซักที

จุดชี้เป็นชี้ตายของ กระดาษ vs อิเล็คทรอนิกส์ อยู่ตรงการเซ็นชื่อรับรอง ซึ่งเป็นการยืนยันตัวตน ไม่สามารถทำซ้ำได้ (ไม่คิดกรณีปลอมลายเซ็นหรือแอบโขมยตราปั๊ม) ซึ่งมันทำให้สุดท้ายแล้วทุกคนต้อง print เอกสารออกมาให้เซ็นอยู่ดี กระบวนการแปลง analog <> digital นี้เป็นอุปสรรคสำคัญของเป้าหมาย paperless

ถ้าเราแก้จุดอ่อนนี้ด้วยการยืนยันตัวตนอิเล็กทรอนิกส์อย่าง PGP แทนล่ะ เวลาจะเซ็นชื่อก็พิมพ์ approve แล้ว sign PGP ทับอีกที อย่างนี้จะเป็นไปได้หรือไม่ (อันนี้ไอเดียต้นคิดคือคุณเจมส์)​ไม่เคยทำงานในองค์กรที่ใช้ Notes หรือ Exchange ไม่รู้ว่าเค้าทำยังไงเหมือนกัน

การสร้างองค์กรใหม่ได้เปรียบตรงที่สามารถวางระบบ IT ได้อิสระตั้งแต่แรก ไม่ต้องคิดถึงปัจจัยด้าน migration และความเคยชิน ถ้าเปิดบริษัทเอง ไอเดียนี้ก็น่าสนใจ

ถ้าเอาระบบเซ็นเอกสารด้วย PGP มาใช้จริงๆ
  • ก่อนลุกจากโต๊ะ ต้อง lock screen เสมอ
  • Tablet อาจเป็นอุปกรณ์สำคัญ (เพราะคนเราไม่ได้อยู่กับโต๊ะตลอด)
  • วิธีการ authentication ของระบบอื่นๆ ในองค์กร ต้องใช้ key แทน password ทั้งหมด เพื่อสร้างความรู้สึกว่า key เป็นของธรรมดา

1 comment:

ABZee said...

extreme programming ก็นิยมใช้กระดาษมาช่วยนี่ครับ เนื่องจากว่าการใช้กระดาษนั้นคล่องตัวกว่าใช้เมาส์ในคอมพิวเตอร์เป็นไหนๆ